El secreto de Google Ventures para reuniones productivas: un cronómetro
Con agradecimiento a Belinda Lanks, editora de diseño de Businessweek.com.
Por Belinda Lanks | 25 de junio de 2014
Has estado en una reunión demasiado larga, quizás tan recientemente como esta mañana. Puede que hayas dirigido una, o que hayas estado dibujando gatos durante toda la reunión, o que hayas revisado tu correo electrónico bajo la mesa. Y a pesar de todas las investigaciones sobre la disminución de la capacidad de atención humana, mañana traerá otra. Steve Jobs, como es bien sabido, intentó eliminar esta característica de la vida corporativa manteniendo los grupos pequeños. De vez en cuando, lo hacía diciéndole a la persona menos importante que saliera de la sala. Después vinieron las reuniones de pie, popularizadas por el exsecretario de Defensa Donald Rumsfeld. Estas reuniones estaban pensadas para eliminar rápidamente las listas de tareas, manteniendo al personal alerta.
Jake Knapp, socio de diseño de Google Ventures —la división de inversión de la empresa tecnológica—, está promoviendo una nueva estrategia. Para sus reuniones, utiliza un dispositivo llamado Time Timer, que se ha utilizado desde el año 2000 en escuelas primarias para ayudar a niños con autismo y TDAH a mantenerse al día. (Los profesores suelen llamarlo el reloj mágico). Básicamente, es una versión gigante de 20 cm de un temporizador de horno clásico, fácil de configurar y leer a distancia. Tiene enormes números negros que marcan incrementos de cinco minutos y un disco rojo de emergencia que marca el tiempo restante. Knapp vio uno por primera vez en el aula de primer grado de su hijo y pensó: "¡Dios mío, esto lo cambia todo!", comenta. "Pensé que lo que funcionaba con niños pequeños probablemente también funcionaría bien con directores ejecutivos".
Cortesía de Google Ventures
Poco después, compró la herramienta para los campamentos de entrenamiento de cinco días que Google Ventures organiza con cada startup en la que invierte. (Entre los participantes anteriores se incluyen Blue Bottle Coffee, About.me y AngelList). En estos "sprints de diseño", el objetivo es identificar y solucionar los problemas de cualquier producto nuevo uno por uno en rápida sucesión. Ahí es donde el cronómetro resulta útil: "Hace que el tiempo sea tangible", explica Knapp, "así que cambia la forma en que la gente piensa sobre su paso". Por lo general, los charlatanes se dan cuenta de que están acaparando la sala, mientras que los tipos reservados se apresuran a decir algo antes de que el cronómetro llegue a cero y suene fuerte. Esto funciona sin importar cuán corta sea la reunión, aunque 30 minutos es un buen máximo, siempre que los asistentes tengan un punto final visible.
Tras graduarse de la incubadora de Google, muchos directores ejecutivos han instalado un Time Timer en sus propias oficinas. Brenden Mulligan, de la aplicación para compartir fotos Cluster, afirma que parte de su atractivo reside en su concreción analógica "en un mundo donde todos, incluidos nosotros, intentamos constantemente digitalizarlo todo". Los teléfonos inteligentes tienen cronómetros, por supuesto, pero afirma que no ofrecen la misma ventaja, ya que se pueden desactivar con un simple gesto. Mike Salguero, director ejecutivo de CustomMade Ventures, una tienda en línea de productos de fabricación local, está tan satisfecho con su Time Timer que ha empezado a usarlo para tareas cotidianas e independientes, limitando el correo electrónico y la comida a periodos discretos de media hora.
Al principio, un reloj de cuenta regresiva suele provocar risas. Knapp usa este escepticismo: "Siempre digo al principio: 'Oye, esto va a ser muy incómodo. Tengo un cronómetro, y si estás hablando cuando lo alcance, va a ser raro'". Después de algunas risas nerviosas, los empleados generalmente lo aceptan, sobre todo cuando se dan cuenta de que pasan menos horas en la sala de conferencias.
Pero lo que ganan en eficiencia podría perderse en la calidad de las ideas. "Cuando se depende demasiado de un dispositivo como un cronómetro, se desalienta a las personas a plantear opiniones minoritarias y tal vez a cuestionar a la mayoría", afirma Adam Grant, profesor de Wharton que ha estudiado el comportamiento en el lugar de trabajo. Y si bien visualizar el tiempo tiene sus beneficios, hacerlo audible no suele serlo: un estudio de 2013 de la Universidad de Minnesota en Rochester descubrió que las personas se estresaban más jugando al juego de mesa Scattergories cuando el cronómetro que usaban emitía un tictac.
El Timer es silencioso. Knapp aún desaconseja llevarlo a todas las reuniones. Para los empleados que ya sienten presión, puede parecer una tortura. "No me gustaría hacer una entrevista de trabajo con un Timer", dice.
Cortesía de Google Ventures
Poco después, compró la herramienta para los campamentos de entrenamiento de cinco días que Google Ventures organiza con cada startup en la que invierte. (Entre los participantes anteriores se incluyen Blue Bottle Coffee, About.me y AngelList). En estos "sprints de diseño", el objetivo es identificar y solucionar los problemas de cualquier producto nuevo uno por uno en rápida sucesión. Ahí es donde el cronómetro resulta útil: "Hace que el tiempo sea tangible", explica Knapp, "así que cambia la forma en que la gente piensa sobre su paso". Por lo general, los charlatanes se dan cuenta de que están acaparando la sala, mientras que los tipos reservados se apresuran a decir algo antes de que el cronómetro llegue a cero y suene fuerte. Esto funciona sin importar cuán corta sea la reunión, aunque 30 minutos es un buen máximo, siempre que los asistentes tengan un punto final visible.
Tras graduarse de la incubadora de Google, muchos directores ejecutivos han instalado un Time Timer en sus propias oficinas. Brenden Mulligan, de la aplicación para compartir fotos Cluster, afirma que parte de su atractivo reside en su concreción analógica "en un mundo donde todos, incluidos nosotros, intentamos constantemente digitalizarlo todo". Los teléfonos inteligentes tienen cronómetros, por supuesto, pero afirma que no ofrecen la misma ventaja, ya que se pueden desactivar con un simple gesto. Mike Salguero, director ejecutivo de CustomMade Ventures, una tienda en línea de productos de fabricación local, está tan satisfecho con su Time Timer que ha empezado a usarlo para tareas cotidianas e independientes, limitando el correo electrónico y la comida a periodos discretos de media hora.
Al principio, un reloj de cuenta regresiva suele provocar risas. Knapp usa este escepticismo: "Siempre digo al principio: 'Oye, esto va a ser muy incómodo. Tengo un cronómetro, y si estás hablando cuando lo alcance, va a ser raro'". Después de algunas risas nerviosas, los empleados generalmente lo aceptan, sobre todo cuando se dan cuenta de que pasan menos horas en la sala de conferencias.
Pero lo que ganan en eficiencia podría perderse en la calidad de las ideas. "Cuando se depende demasiado de un dispositivo como un cronómetro, se desalienta a las personas a plantear opiniones minoritarias y tal vez a cuestionar a la mayoría", afirma Adam Grant, profesor de Wharton que ha estudiado el comportamiento en el lugar de trabajo. Y si bien visualizar el tiempo tiene sus beneficios, hacerlo audible no suele serlo: un estudio de 2013 de la Universidad de Minnesota en Rochester descubrió que las personas se estresaban más jugando al juego de mesa Scattergories cuando el cronómetro que usaban emitía un tictac.
El Timer es silencioso. Knapp aún desaconseja llevarlo a todas las reuniones. Para los empleados que ya sienten presión, puede parecer una tortura. "No me gustaría hacer una entrevista de trabajo con un Timer", dice.