En el ámbito empresarial, también se recomienda usar el Temporizador . Explora la técnica Pomodoro. Trabaja con concentración durante 25 minutos y luego tómate un descanso de cinco minutos.
Si eres como la mayoría de las personas, gestionar el tiempo puede ser un desafío. Es probable que estés abrumado por tareas laborales, proyectos personales, largas listas de tareas pendientes y correos electrónicos que inundan tu bandeja de entrada constantemente.
Entonces, ¿cómo lograr que todo esto se haga de la manera más eficiente?
Una posible solución es usar un popular sistema de bloqueo de tiempo llamado Técnica Pomodoro . En este artículo, hablaré sobre cómo el hábito Pomodoro de 25 minutos puede ayudarte a completar tareas rápidamente y agilizar tu trabajo.
¿Por qué es importante la gestión eficaz del tiempo?
Hace unos años, descubrí una verdad sencilla llamada la Ley de Parkinson . Esta dice:
El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su finalización.
En resumen, esta regla significa que cuanto más tiempo le dediques a un proyecto, más tardarás en completarlo. ¿Tienes una fecha límite dentro de una semana? Lo más probable es que tardes toda la semana en hacerlo.
La mejor manera de combatir la Ley de Parkinson es fijarse plazos estrictos y tener un reloj en marcha mientras trabajas en cada tarea. Esto no solo te ayudará a ser más productivo, sino que también te permitirá dedicar más tiempo a las cosas divertidas de la vida.
Piénsalo de esta manera:
La vida humana promedio tiene solo 675.450 horas. Cada hora desperdiciada es una hora que no recuperarás. Si trabajas duro todos los días, pero no obtienes resultados tangibles, estás desperdiciando tu vida, una hora a la vez .
La solución es sencilla:
Deja de trabajar en proyectos de forma aleatoria . En su lugar, crea un plan para las tareas importantes y trabaja en cada una con una mentalidad completamente enfocada. Y la mejor herramienta para lograrlo es la Técnica Pomodoro.
¿Qué es la Técnica Pomodoro?
A finales de los 80, Francesco Cirillo ideó el Sistema Pomodoro. Cirillo inventó el nombre (que en italiano significa "tomate") porque utilizaba un cronómetro con forma de tomate para gestionar su tiempo.
La idea de la Técnica Pomodoro es dividir todas tus tareas en bloques de 25 minutos. Entre cada bloque, hay un descanso de cinco minutos. Y después de completar cuatro Pomodoros, tomas un descanso más largo, generalmente de 15 a 30 minutos.
En teoría, esta estrategia funciona porque te concentras por completo en una tarea (como escribir) sin desviar la atención ni hacer varias cosas a la vez. Cuando el tiempo pasa, ignoras las ganas de revisar el correo, entrar en Facebook, responder mensajes de texto o cualquier otra actividad que te distraiga. Estás concentrado y completamente concentrado.
Debo admitir que era un poco escéptico cuando oí hablar de la Técnica Pomodoro. Solía trabajar en tareas cuando me apetecía. A veces eso significaba dos horas de trabajo ininterrumpido y otras veces, unos minutos, mientras veía la televisión.
Sin embargo, después de usar esta técnica durante más de tres años, puedo decir con sinceridad que ha sido un punto de inflexión en cuanto a mejorar mi productividad personal. No importa qué esté haciendo (escribir, responder correos electrónicos, redes sociales o marketing), el tictac del reloj me mantiene concentrado en la tarea en cuestión.
Si decides implementar este sistema podrás:
- Elimina el hábito de realizar múltiples tareas a la vez.
- Concéntrese en la tarea en cuestión.
- Haz más cosas porque tendrás una sensación de urgencia.
- Evite la mentalidad perfeccionista “ajustando” excesivamente un proyecto.
- Desarrolla mayores niveles de fuerza de voluntad y concentración.
- Disminuye los niveles de estrés porque estás haciendo una cosa a la vez.
Esto es solo una muestra de cómo podría ser tu vida usando la técnica Pomodoro. Hablemos ahora sobre cómo desarrollar este hábito de bloquear el tiempo.
La Técnica Pomodoro en cinco sencillos pasos
Aquí está el proceso recomendado para seguir el método Pomodoro: 
- Elige tu tarea y el tiempo total para trabajar en ella.
- Configure un temporizador de 25 minutos (ya sea con un temporizador de huevos o con una aplicación).
- Trabaja en la tarea durante 25 minutos. Evita distracciones y la tentación de hacer varias cosas a la vez.
- Tómate un descanso de 5 minutos para renovar energías y comienza otro Pomodoro.
- Tómese un descanso de 20 a 30 minutos después de completar cuatro Pomodoros.
Simple, pero muy efectivo. Al usar esta técnica, notarás una mejora drástica en tu productividad y capacidad para lograr tus objetivos.
(Mis) 4 reglas para la Técnica Pomodoro
Como en cualquier sistema, hay reglas que seguir y reglas que ignorar. Por eso recomiendo mi versión del sistema anterior. Aquí tienes cuatro pautas que pueden maximizar tus resultados:
Regla 1: Los descansos NO son opcionales
Cuando suene el timbre, deja de trabajar, levántate y tómate un descanso. Necesitas este tiempo para que tu mente se relaje y te llene de energía para la siguiente tarea. Úsalo para: hacer ejercicios sencillos , comer algo, ir al baño, estirarte o prepararte una taza de té. No importa lo que hagas, siempre y cuando te tomes un descanso.
Regla 2: Duración del tiempo = desafío de la tarea
Lo que voy a sugerir rompe la regla principal de la Técnica Pomodoro… así que úsalo a tu propia discreción:
La forma en que utilizo este método es trabajar en múltiplos del bloque de 25 minutos.
El tiempo que dedico a una tarea completamente concentrada depende de su nivel de dificultad. Las tareas fáciles (es decir, con bajo nivel de concentración) pueden completarse en bloques de 50 minutos (2 Pomodoros) o de 1 hora y 15 minutos (3 Pomodoros). Las tareas más difíciles (es decir, con alto nivel de concentración) pueden completarse utilizando el bloque estándar de 25 minutos. En realidad, la cantidad de Pomodoros que realices debe estar relacionada con el tiempo que puedas concentrarte en una tarea sin distraerte.
EJEMPLO:
Escribir no es tarea fácil para mí porque requiere mucha concentración. Así que, siempre que escribo, lo hago en bloques de 25 o 50 minutos (1 o 2 Pomodoros).
Por otro lado, responder correos electrónicos y comunicarse en redes sociales es muy fácil. Por eso, suelo programar mi reloj para 3 Pomodoros (1 hora y 15 minutos) y completar mucha correspondencia en poco tiempo.
Regla 3: Los Pomodoros parciales sí cuentan
De nuevo, voy a recomendar una estrategia que no se ajusta a las reglas de la Técnica Pomodoro. Algo en lo que Francesco Cirillo insiste es que los Pomodoros a medias no cuentan. Supongamos que te interrumpen a los 10 minutos de iniciar una tarea; eso significa que no recibes ningún "crédito" por ella y tienes que empezar de nuevo.
Estoy completamente en desacuerdo con esta afirmación.
En mi opinión, 10 minutos de trabajo siguen siendo trabajo. Si te interrumpen, solo tienes que registrar tu tiempo y añadirlo al siguiente Pomodoro. Una vez completado ese Pomodoro, recibirás crédito por hacer dos Pomodoros.
Así es como funciona:
- Estás escribiendo durante 15 minutos y recibes una llamada importante.
- Escribe rápidamente “15 minutos” en tu lista de tareas pendientes y habla con esa persona.
- Terminas la conversación y vuelves al trabajo.
- Comienza un nuevo Pomodoro, agregando el tiempo de la tarea incompleta.
- En este caso serían 35 minutos [25 minutos ( 1er Pomodoro) – 15 minutos + 25 minutos ( 2do Pomodoro) = 35 minutos].
Admito que este proceso probablemente molestaría a muchos fanáticos de Pomodoro, pero creo que es importante desarrollar la mentalidad de que se puede hacer un trabajo de calidad en pequeños bloques de tiempo (como de 5 a 10 minutos). Cuando te reconoces el esfuerzo, incluso en un tiempo minúsculo, tendrás más probabilidades de aprovechar al máximo esos pequeños bloques de tiempo que tienes a lo largo del día.
Regla 4: Pomodoros relacionados con lotes
Las tareas que toman menos de 25 minutos deben agruparse en lugar de realizarse por separado.
Por ejemplo, tengo una tarea llamada "comunicación", que incluye hablar con gente por correo electrónico, Twitter, Pinterest, Google+ y Facebook. Cada sitio web puede que solo me lleve cinco minutos, así que he desarrollado un sistema donde ejecuto varios Pomodoros consecutivos y los reviso todos a la vez.
Técnica Pomodoro
Lo mejor del método Pomodoro es que no necesitas una herramienta sofisticada ni una guía para empezar. En realidad, el único requisito es usar un temporizador. Así que veamos los beneficios de ambos.
¿Por qué un temporizador?
Hay dos razones por las que un Temporizador funciona bien para un Pomodoro. Primero, el acto físico de darle cuerda te da el compromiso mental para empezar a trabajar en la tarea. Segundo, el sonido del Temporizador crea una sensación de urgencia y te mantiene comprometido con la tarea.
Fuente: https://www.developgoodhabits.com/pomodoro-technique/