Le secret de Google Ventures pour des réunions productives : un minuteur
Avec nos remerciements à Belinda Lanks, rédactrice en chef du design de Businessweek.com.
Par Belinda Lanks | 25 juin 2014
Vous avez participé à une réunion trop longue, peut-être pas plus tard que ce matin. Vous en avez peut-être animé une, ou gribouillé des chats pendant tout le processus, ou consulté vos e-mails sous la table. Et malgré toutes les recherches sur la diminution de la capacité d'attention humaine, demain nous en réserve une autre. Steve Jobs a tenté de supprimer cet aspect de la vie en entreprise en limitant les groupes. Il lui arrivait de demander à la personne la moins importante de quitter la salle. Puis vinrent les réunions debout, popularisées par l'ancien secrétaire à la Défense Donald Rumsfeld. Ces réunions visaient à éliminer rapidement les listes de choses à faire en obligeant le personnel à rester vigilant.
Jake Knapp, partenaire design chez Google Ventures, la branche investissement de l'entreprise technologique, prône désormais une nouvelle stratégie. Pour ses réunions, il utilise un appareil appelé Time Timer, utilisé depuis 2000 dans les écoles primaires pour aider les enfants autistes et TDAH à rester concentrés. (Les enseignants l'appellent souvent l'horloge magique.) Version géante de 20 cm d'un vieux minuteur de four, il est facile à régler et à lire de loin. Il est doté de gros chiffres noirs indiquant des incréments de cinq minutes et d'un disque rouge de sécurité qui indique le temps restant. Knapp en a vu un pour la première fois dans la classe de CP de son fils et s'est dit : « Oh mon Dieu, ça change tout », dit-il. « Je me suis dit que ce qui fonctionnait pour les petits enfants fonctionnerait probablement aussi pour les PDG. »
Avec l'aimable autorisation de Google Ventures
Peu de temps après, il a acheté l'outil pour les formations intensives de cinq jours que Google Ventures organise avec chaque startup dans laquelle il investit. (Parmi les anciens participants figuraient Blue Bottle Coffee, About.me et AngelList.) Lors de ces « design sprints », l'objectif est d'identifier et de résoudre les problèmes de tout nouveau produit, un par un, en succession rapide. C'est là que le chronomètre s'avère utile : « Il rend le temps tangible », explique Knapp, « et change la façon dont les gens le perçoivent. » Généralement, les bavards se rendent compte qu'ils encombrent la salle, tandis que les plus réservés se précipitent pour dire quelque chose avant que le chronomètre n'atteigne zéro et n'émette un bip sonore. Cela fonctionne quelle que soit la durée de la réunion – bien que 30 minutes constituent un bon maximum –, à condition que les participants aient un point final visible.
Après avoir quitté l'incubateur Google, de nombreux PDG ont installé un Time Timer dans leurs bureaux. Brenden Mulligan, de l'application de partage de photos Cluster, explique que son attrait réside en partie dans son côté concret et analogique « dans un monde où chacun, y compris nous, cherche constamment à tout numériser ». Les smartphones sont bien sûr équipés de chronomètres, mais il précise qu'ils n'offrent pas le même avantage, car ils peuvent être désactivés d'un simple glissement de doigt. Mike Salguero, PDG de CustomMade Ventures, un détaillant en ligne de produits fabriqués localement, apprécie tellement son Time Timer qu'il commence à l'utiliser pour des tâches personnelles banales, limitant ses e-mails et ses déjeuners à des tranches d'une demi-heure.
Au début, un compte à rebours suscite généralement des rires. Knapp utilise ce scepticisme : « Je dis toujours au début : "Hé, ça va être vraiment bizarre. J'ai un minuteur, et si tu parles quand je l'attrape, ça va être bizarre. » » Après quelques rires nerveux, les employés l'acceptent généralement, surtout lorsqu'ils réalisent qu'ils passent moins de temps en salle de conférence.
Mais ce qu'ils gagnent en efficacité pourrait se perdre en qualité d'idées. « Lorsque l'on s'appuie trop sur un appareil comme un minuteur, on décourage les gens d'exprimer des opinions minoritaires et, éventuellement, de remettre en question la majorité », explique Adam Grant, professeur à Wharton qui a étudié le comportement au travail. Et si visualiser le temps a ses avantages, le rendre audible n'en a généralement pas : une étude menée en 2013 à l'Université du Minnesota à Rochester a révélé que les participants étaient plus stressés en jouant au jeu de société verbeux Scattergories lorsque le minuteur émettait un tic-tac.
Le Time Timer est silencieux. Knapp déconseille néanmoins de l'emporter à chaque réunion. Pour les employés déjà sous pression, il peut ressembler à un instrument de torture. « Je ne voudrais pas mener un entretien d'embauche avec un Time Timer », dit-il.
Avec l'aimable autorisation de Google Ventures
Peu de temps après, il a acheté l'outil pour les formations intensives de cinq jours que Google Ventures organise avec chaque startup dans laquelle il investit. (Parmi les anciens participants figuraient Blue Bottle Coffee, About.me et AngelList.) Lors de ces « design sprints », l'objectif est d'identifier et de résoudre les problèmes de tout nouveau produit, un par un, en succession rapide. C'est là que le chronomètre s'avère utile : « Il rend le temps tangible », explique Knapp, « et change la façon dont les gens le perçoivent. » Généralement, les bavards se rendent compte qu'ils encombrent la salle, tandis que les plus réservés se précipitent pour dire quelque chose avant que le chronomètre n'atteigne zéro et n'émette un bip sonore. Cela fonctionne quelle que soit la durée de la réunion – bien que 30 minutes constituent un bon maximum –, à condition que les participants aient un point final visible.
Après avoir quitté l'incubateur Google, de nombreux PDG ont installé un Time Timer dans leurs bureaux. Brenden Mulligan, de l'application de partage de photos Cluster, explique que son attrait réside en partie dans son côté concret et analogique « dans un monde où chacun, y compris nous, cherche constamment à tout numériser ». Les smartphones sont bien sûr équipés de chronomètres, mais il précise qu'ils n'offrent pas le même avantage, car ils peuvent être désactivés d'un simple glissement de doigt. Mike Salguero, PDG de CustomMade Ventures, un détaillant en ligne de produits fabriqués localement, apprécie tellement son Time Timer qu'il commence à l'utiliser pour des tâches personnelles banales, limitant ses e-mails et ses déjeuners à des tranches d'une demi-heure.
Au début, un compte à rebours suscite généralement des rires. Knapp utilise ce scepticisme : « Je dis toujours au début : "Hé, ça va être vraiment bizarre. J'ai un minuteur, et si tu parles quand je l'attrape, ça va être bizarre. » » Après quelques rires nerveux, les employés l'acceptent généralement, surtout lorsqu'ils réalisent qu'ils passent moins de temps en salle de conférence.
Mais ce qu'ils gagnent en efficacité pourrait se perdre en qualité d'idées. « Lorsque l'on s'appuie trop sur un appareil comme un minuteur, on décourage les gens d'exprimer des opinions minoritaires et, éventuellement, de remettre en question la majorité », explique Adam Grant, professeur à Wharton qui a étudié le comportement au travail. Et si visualiser le temps a ses avantages, le rendre audible n'en a généralement pas : une étude menée en 2013 à l'Université du Minnesota à Rochester a révélé que les participants étaient plus stressés en jouant au jeu de société verbeux Scattergories lorsque le minuteur émettait un tic-tac.
Le Time Timer est silencieux. Knapp déconseille néanmoins de l'emporter à chaque réunion. Pour les employés déjà sous pression, il peut ressembler à un instrument de torture. « Je ne voudrais pas mener un entretien d'embauche avec un Time Timer », dit-il.