Het geheim van productieve vergaderingen van Google Ventures: een timer. Met dank aan Belinda Lanks, designredacteur van Businessweek.com. Door Belinda Lanks | 25 juni 2014
Je hebt misschien nog vanochtend een vergadering bijgewoond die te lang duurde. Je hebt er misschien een geleid, of tijdens het vergaderen katten getekend, of je e-mail onder tafel gecheckt. En ondanks al het onderzoek naar de afnemende aandachtsspanne van de mens, komt er morgen weer een. Steve Jobs probeerde dit aspect van het bedrijfsleven te ondermijnen door groepen klein te houden. Soms deed hij dit door de minst belangrijke persoon de kamer te laten verlaten. Daarna kwam de standup meeting, populair gemaakt door voormalig minister van Defensie Donald Rumsfeld. Deze waren bedoeld om to-dolijstjes snel af te werken door het personeel scherp te houden. Jake Knapp, designpartner bij Google Ventures – de investeringstak van het techbedrijf – promoot nu een nieuwe strategie. Voor zijn vergaderingen gebruikt hij een apparaat genaamd de Time Timer, dat sinds 2000 op basisscholen wordt gebruikt om kinderen met autisme en ADHD te helpen op schema te blijven. (Leraren noemen het vaak de magische klok.) In feite is het een gigantische, 20 cm grote versie van een ouderwetse oventimer, die gemakkelijk van een afstand in te stellen en af te lezen is. Hij heeft enorme zwarte cijfers die de vijf minuten aangeven en een rode schijf voor noodgevallen die de resterende tijd aangeeft. Knapp zag er voor het eerst een in de klas van zijn zoon in groep 3 en dacht: "O mijn god, dit verandert alles", zegt hij. "Ik dacht dat wat voor kleine kinderen werkte, waarschijnlijk ook goed zou werken voor CEO's." 
Met dank aan Google Ventures. Kort daarna kocht hij de tool voor de vijfdaagse bootcamps die Google Ventures organiseert met elke startup waarin het investeert. (Voormalige deelnemers waren onder andere Blue Bottle Coffee, About.me en AngelList.) In deze 'design sprints' is het doel om de problemen van elk nieuw product één voor één snel op te sporen en op te lossen. Daar komt de timer goed van pas: "Hij maakt tijd tastbaar", legt Knapp uit, "en verandert zo de manier waarop mensen erover denken." Doorgaans beseffen kletsmajoors dat ze de zaal aan het opslokken zijn, terwijl gereserveerde types zich haasten om iets te zeggen voordat de timer op nul staat en luid piept. Dit werkt ongeacht hoe kort de vergadering is – hoewel 30 minuten een goed maximum is – zolang de deelnemers een duidelijk eindpunt hebben. Na hun afstuderen aan de Google-incubator hebben veel CEO's een Time Timer in hun eigen kantoor geïnstalleerd. Brenden Mulligan van de foto-deelapp Cluster zegt dat een deel van de aantrekkingskracht de analoge concreetheid is "in een wereld waar iedereen, inclusief wij, constant probeert alles te digitaliseren." Smartphones hebben natuurlijk stopwatches, maar hij zegt dat die niet hetzelfde voordeel bieden, omdat ze met een vingerbeweging kunnen worden weggeklikt. Mike Salguero, CEO van CustomMade Ventures, een online retailer voor lokaal gemaakte producten, is zo enthousiast over zijn Time Timer dat hij hem is gaan gebruiken voor alledaagse, onafhankelijke taken, waarbij hij e-mailen en lunchen beperkt tot discrete periodes van een half uur. In het begin wekt een aftelklok meestal gelach op. Knapp gebruikt de scepsis: "Ik zeg altijd in het begin: 'Hé, dit wordt echt ongemakkelijk. Ik heb deze timer, en als jij aan het praten bent wanneer ik hem pak, wordt het raar.'" Na wat nerveuze lachjes omarmen werknemers het over het algemeen, vooral wanneer ze beseffen dat ze minder uren in de vergaderruimte doorbrengen. Maar wat ze aan efficiëntie winnen, gaat mogelijk verloren in de kwaliteit van ideeën. "Als je te veel vertrouwt op een apparaat als een timer, ontmoedig je mensen om minderheidsstandpunten te uiten en misschien de meerderheid uit te dagen", zegt Adam Grant, een professor aan Wharton die onderzoek heeft gedaan naar gedrag op de werkvloer. En hoewel het visualiseren van tijd voordelen heeft, geldt dat meestal niet voor het hoorbaar maken ervan: een onderzoek uit 2013 aan de Universiteit van Minnesota in Rochester wees uit dat mensen meer gestrest waren bij het spelen van het woordrijke bordspel Scattergories wanneer de timer die ze gebruikten een tikkend geluid maakte. De Time Timer is stil. Knapp waarschuwt er nog steeds voor om hem niet naar elke vergadering mee te nemen. Voor werknemers die al onder druk staan, kan het aanvoelen als een martelwerktuig. "Ik zou geen sollicitatiegesprek willen voeren met een Time Timer", zegt hij.
Met dank aan Google Ventures. Kort daarna kocht hij de tool voor de vijfdaagse bootcamps die Google Ventures organiseert met elke startup waarin het investeert. (Voormalige deelnemers waren onder andere Blue Bottle Coffee, About.me en AngelList.) In deze 'design sprints' is het doel om de problemen van elk nieuw product één voor één snel op te sporen en op te lossen. Daar komt de timer goed van pas: "Hij maakt tijd tastbaar", legt Knapp uit, "en verandert zo de manier waarop mensen erover denken." Doorgaans beseffen kletsmajoors dat ze de zaal aan het opslokken zijn, terwijl gereserveerde types zich haasten om iets te zeggen voordat de timer op nul staat en luid piept. Dit werkt ongeacht hoe kort de vergadering is – hoewel 30 minuten een goed maximum is – zolang de deelnemers een duidelijk eindpunt hebben. Na hun afstuderen aan de Google-incubator hebben veel CEO's een Time Timer in hun eigen kantoor geïnstalleerd. Brenden Mulligan van de foto-deelapp Cluster zegt dat een deel van de aantrekkingskracht de analoge concreetheid is "in een wereld waar iedereen, inclusief wij, constant probeert alles te digitaliseren." Smartphones hebben natuurlijk stopwatches, maar hij zegt dat die niet hetzelfde voordeel bieden, omdat ze met een vingerbeweging kunnen worden weggeklikt. Mike Salguero, CEO van CustomMade Ventures, een online retailer voor lokaal gemaakte producten, is zo enthousiast over zijn Time Timer dat hij hem is gaan gebruiken voor alledaagse, onafhankelijke taken, waarbij hij e-mailen en lunchen beperkt tot discrete periodes van een half uur. In het begin wekt een aftelklok meestal gelach op. Knapp gebruikt de scepsis: "Ik zeg altijd in het begin: 'Hé, dit wordt echt ongemakkelijk. Ik heb deze timer, en als jij aan het praten bent wanneer ik hem pak, wordt het raar.'" Na wat nerveuze lachjes omarmen werknemers het over het algemeen, vooral wanneer ze beseffen dat ze minder uren in de vergaderruimte doorbrengen. Maar wat ze aan efficiëntie winnen, gaat mogelijk verloren in de kwaliteit van ideeën. "Als je te veel vertrouwt op een apparaat als een timer, ontmoedig je mensen om minderheidsstandpunten te uiten en misschien de meerderheid uit te dagen", zegt Adam Grant, een professor aan Wharton die onderzoek heeft gedaan naar gedrag op de werkvloer. En hoewel het visualiseren van tijd voordelen heeft, geldt dat meestal niet voor het hoorbaar maken ervan: een onderzoek uit 2013 aan de Universiteit van Minnesota in Rochester wees uit dat mensen meer gestrest waren bij het spelen van het woordrijke bordspel Scattergories wanneer de timer die ze gebruikten een tikkend geluid maakte. De Time Timer is stil. Knapp waarschuwt er nog steeds voor om hem niet naar elke vergadering mee te nemen. Voor werknemers die al onder druk staan, kan het aanvoelen als een martelwerktuig. "Ik zou geen sollicitatiegesprek willen voeren met een Time Timer", zegt hij.