In de zakelijke markt is het ook aan te raden om de Time Timer te gebruiken . Verken de Pomodoro-techniek. Werk 25 minuten geconcentreerd en neem dan vijf minuten pauze.
Net als de meeste mensen kan timemanagement een uitdaging zijn. De kans is groot dat je overspoeld wordt met werktaken, persoonlijke projecten, lange to-dolijstjes en constante e-mails die je inbox overspoelen.
Hoe doe je dat nu op de meest efficiënte manier?
Een mogelijke oplossing is het gebruik van een populair tijdsblokkeringssysteem genaamd de Pomodoro-techniek . In dit artikel leg ik uit hoe de 25 minuten durende 'Pomodoro-gewoonte' je kan helpen om taken snel af te ronden en dingen gestroomlijnd gedaan te krijgen.
Waarom is effectief tijdmanagement belangrijk?
Een paar jaar geleden ontdekte ik een simpele waarheid genaamd de Wet van Parkinson . Deze luidt:
Het werk breidt zich uit, zodat de tijd die beschikbaar is voor de voltooiing ervan wordt opgevuld.
Kort gezegd betekent deze regel dat hoe meer tijd je aan een project besteedt, hoe langer het duurt om het af te ronden. Heb je over een week een deadline? De kans is groot dat je er de hele week over doet.
De beste manier om de Wet van Parkinson te bestrijden is door strikte deadlines voor jezelf te creëren en letterlijk een tikkende klok op de achtergrond te hebben terwijl je aan elke taak werkt. Dit zal je niet alleen productiever maken, maar je krijgt ook "meer tijd" om te besteden aan de leuke dingen in het leven.
Stel je het eens zo voor:
Er zitten maar 675.450 uur in een gemiddeld mensenleven. Elk verspild uur is een uur dat je niet meer terugkrijgt. Als je elke dag hard werkt, maar geen meetbare resultaten behaalt, verspil je je leven – één uur per keer .
De oplossing is eenvoudig:
Stop met lukraak aan projecten werken . Maak in plaats daarvan een plan voor de belangrijke taken en werk aan elke taak met een volledige focus. De beste tool hiervoor is de Pomodoro-techniek.
Wat is de Pomodoro-techniek?
Eind jaren 80 bedacht Francesco Cirillo voor het eerst het Pomodorosysteem. Cirillo bedacht de naam (Italiaans voor 'tomaat') omdat hij een eierwekker in de vorm van een tomaat gebruikte om zijn tijd te beheren.
Het idee achter de Pomodoro-techniek is om al je taken op te delen in blokken van 25 minuten. Tussen elk blok zit een pauze van vijf minuten. En na het voltooien van vier Pomodoro's neem je een langere pauze – meestal 15 tot 30 minuten.
In theorie werkt deze strategie omdat je je volledig concentreert op één taak (zoals schrijven) zonder je aandacht te verleggen of te multitasken. Als de klok tikt, negeer je de drang om je e-mail te checken, Facebook te checken, sms'jes te beantwoorden of iets anders afleidends te doen. Je bent in de zone en volledig gefocust.
Ik moet toegeven dat ik een beetje sceptisch was toen ik voor het eerst over de Pomodoro-techniek hoorde. Vroeger werkte ik aan taken wanneer ik er zin in had. Soms betekende dat twee uur ongestoord werken, en soms maar een paar minuten, terwijl ik tv keek.
Maar na deze techniek al meer dan drie jaar te hebben gebruikt, kan ik eerlijk zeggen dat het een "game changer" is geweest als het gaat om het verbeteren van mijn persoonlijke productiviteit. Het maakt niet uit wat voor taak ik doe – schrijven, e-mails beantwoorden, social media of marketing – de tikkende klok op de achtergrond houdt me gefocust op de taak die voor me ligt.
Als u besluit dit systeem te implementeren, kunt u:
- Stop met multitasken.
- Concentreer u op de taak die u moet uitvoeren.
- Krijg meer gedaan omdat je een gevoel van urgentie krijgt.
- Vermijd de perfectionistische mentaliteit die ervoor zorgt dat u een project te veel 'fine-tuned'.
- Verhoog het niveau van wilskracht en concentratie.
- Verminder uw stressniveau omdat u één ding tegelijk doet.
Dat is slechts een voorproefje van hoe je leven eruit zou kunnen zien met de Pomodoro-techniek. Laten we het dus hebben over hoe je deze gewoonte van tijdsblokkering kunt ontwikkelen.
Pomodoro-techniek in vijf eenvoudige stappen
Dit is het aanbevolen proces voor het volgen van de Pomodoro-methode:
- Kies uw taak en de totale tijd die u eraan wilt werken.
- Stel een timer in op 25 minuten (met een eierwekker of met een app).
- Werk 25 minuten aan de taak. Vermijd alle afleiding en de neiging om te multitasken.
- Neem 5 minuten pauze om energie op te doen en begin daarna met een nieuwe Pomodoro.
- Neem een pauze van 20-30 minuten nadat je vier Pomodoro's hebt gedaan.
Simpel, maar zeer effectief. Wanneer u deze techniek toepast, zult u een enorme verbetering zien in uw productiviteit en uw vermogen om dingen gedaan te krijgen.
(Mijn) 4 regels voor de Pomodoro-techniek
Zoals bij elk systeem zijn er regels om te volgen en regels om te negeren. Daarom raad ik mijn variatie op bovenstaand systeem aan. Hier zijn vier richtlijnen die je resultaten kunnen maximaliseren:
Regel 1: Pauzes zijn NIET optioneel
Stop met werken zodra de zoemer afgaat, sta op en neem een pauze. Je hebt deze tijd nodig om je geest te laten ontspannen en energie op te doen voor de volgende taak. Gebruik het om: simpele oefeningen te doen , een snack te pakken, naar het toilet te gaan, te stretchen of een kop thee te zetten. Het maakt niet uit wat je doet, als je maar een pauze neemt.
Regel 2: Tijdsduur = Uitdaging van de taak
Wat ik ga voorstellen, breekt de primaire regel van de Pomodoro-techniek... dus gebruik hem op eigen risico:
Ik gebruik deze methode door in veelvouden van het blok van 25 minuten te werken .
De hoeveelheid tijd die ik volledig geconcentreerd aan een taak besteedde, hangt af van de moeilijkheidsgraad ervan. Gemakkelijke taken (d.w.z. met een laag concentratieniveau) kunnen worden voltooid in blokken van 50 minuten (2 Pomodoro's) of 1 uur en 15 minuten (3 Pomodoro's). Moeilijkere taken (d.w.z. met een hoog concentratieniveau) kunnen worden voltooid in de standaardtijd van 25 minuten. Het aantal Pomodoro's dat je doet, zou eigenlijk gerelateerd moeten zijn aan hoe lang je je op een taak kunt concentreren zonder je afgeleid te voelen.
VOORBEELD:
Schrijven is voor mij geen gemakkelijke taak, omdat het een hoge mate van concentratie vereist. Dus wanneer ik schrijf, doe ik dat in blokken van 25 of 50 minuten (1 tot 2 Pomodoro's).
Aan de andere kant zijn e-mails beantwoorden en corresponderen via sociale media eenvoudig en snel te doen. Dus zet ik mijn klok vaak op 3 Pomodoro's (1 uur en 15 minuten) en werk ik in korte tijd een heleboel correspondentie af.
Regel 3: Gedeeltelijke pomodoro's tellen wel mee
Ik ga weer een strategie aanbevelen die niet strookt met de regels van de Pomodoro-techniek. Francesco Cirillo is er stellig van overtuigd dat halfvoltooide Pomodoro's niet meetellen. Stel dat je na 10 minuten wordt onderbroken, dan betekent dat dat je geen "punten" krijgt voor de taak en opnieuw moet beginnen.
Ik ben het absoluut niet eens met deze stelling.
Naar mijn mening is 10 minuten werk nog steeds werk. Als je wordt onderbroken, hoef je alleen maar je tijd te registreren en deze toe te voegen aan de volgende Pomodoro. Zodra je die Pomodoro hebt voltooid, krijg je punten voor het doen van twee Pomodoro's.
Dit is hoe het werkt:
- Je bent 15 minuten aan het schrijven en dan krijg je een belangrijk telefoontje.
- Je schrijft snel “15 min” op je to-dolijst en spreekt met die persoon.
- Je beëindigt het gesprek en gaat weer aan het werk.
- Je start een nieuwe Pomodoro, waarbij je de tijd van de onvoltooide taak toevoegt.
- In dit geval zou het 35 minuten zijn [25 minuten (1e Pomodoro ) – 15 minuten + 25 minuten (2e Pomodoro ) = 35 minuten].
Ik geef toe dat dit proces waarschijnlijk veel "hardliners" van Pomodoro zal irriteren, maar ik vind het belangrijk om de mindset te ontwikkelen dat je kwaliteitswerk kunt leveren in kleine tijdsblokken (zoals 5 tot 10 minuten). Wanneer je jezelf "krediet" geeft voor je inspanning – zelfs in een minieme hoeveelheid tijd – is de kans groter dat je die kleine tijdsblokken die je gedurende de dag krijgt, optimaal benut.
Regel 4: Batch-gerelateerde Pomodoro's
Taken die minder dan 25 minuten duren, kunt u beter groeperen en niet apart uitvoeren.
Zo heb ik een taak met het label 'communicatie', wat inhoudt dat ik met mensen praat via e-mail, Twitter, Pinterest, Google+ en Facebook. Elke site kost me misschien maar vijf minuten, dus heb ik een systeem ontwikkeld waarbij ik een paar Pomodoro's achter elkaar open en ze allemaal tegelijk doorneem.
Pomodoro-techniek
Het mooie van de Pomodoro-methode is dat je geen dure tool of handleiding nodig hebt om te beginnen. De enige "vereiste" is het gebruik van een Time Timer. Laten we de voordelen van beide eens bekijken.
Waarom een Time Timer?
Er zijn twee redenen waarom een Time Timer goed werkt voor een Pomodoro. Ten eerste zorgt het opwinden van de timer ervoor dat je je mentaal inzet om aan de taak te beginnen. Ten tweede creëert het "tik-tik-tik"-geluid van de Time Timer een gevoel van urgentie en zorgt het ervoor dat je je aan de taak blijft wijden.