Google Ventures' Geheimnis für produktive Meetings: Ein Timer
Mit Dank an Belinda Lanks, Designredakteurin von Businessweek.com.
Von Belinda Lanks | 25. Juni 2014
Sie waren schon einmal in einer zu langen Besprechung, vielleicht erst heute Morgen. Vielleicht haben Sie eine geleitet, währenddessen Katzen gekritzelt oder unter dem Tisch Ihre E-Mails gecheckt. Und trotz aller Studien über die schwindende Aufmerksamkeitsspanne der Menschen wird es morgen wieder eine geben. Steve Jobs hat bekanntlich versucht, diese Eigenschaft des Unternehmenslebens zu beseitigen, indem er die Gruppen klein hielt. Gelegentlich tat er dies, indem er die unwichtigste Person aufforderte, den Raum zu verlassen. Als Nächstes kam das vom ehemaligen Verteidigungsminister Donald Rumsfeld populär gemachte Standup-Meeting. Diese sollten To-Do-Listen schnell abarbeiten, indem sie die Mitarbeiter auf Trab hielten.
Jake Knapp, ein Design-Partner bei Google Ventures, dem Investitionszweig des Technologieunternehmens, propagiert jetzt eine neue Strategie. Für seine Meetings verwendet er ein Gerät namens Time Timer, das seit 2000 in Grundschulen eingesetzt wird, um Kindern mit Autismus und ADHS zu helfen, den Überblick zu behalten. (Lehrer bezeichnen ihn oft als magische Uhr.) Er ist im Grunde eine riesige 8-Zoll-Version eines Backofentimers und lässt sich leicht einstellen und von weitem ablesen. Sie hat riesige schwarze Ziffern, die Fünf-Minuten-Schritte markieren, und eine rote Scheibe für den Notfall, die die verbleibende Zeit anzeigt. Knapp sah zum ersten Mal einen solchen Timer im Klassenzimmer seines Sohnes und dachte: "Oh mein Gott, das ändert alles", sagt er. "Ich dachte mir, dass das, was bei kleinen Kindern funktioniert, wahrscheinlich auch bei CEOs gut funktionieren würde.
Mit freundlicher Genehmigung von Google Ventures
Bald darauf kaufte er das Tool für die fünftägigen Bootcamps, die Google Ventures mit jedem Startup veranstaltet, in das es investiert. (Zu den ehemaligen Teilnehmern gehörten Blue Bottle Coffee, About.me und AngelList.) Bei diesen "Design Sprints" geht es darum, die Probleme eines neuen Produkts in schneller Folge zu identifizieren und zu lösen. Hier erweist sich der Timer als nützlich: "Er macht die Zeit greifbar", erklärt Knapp, "und verändert so die Art und Weise, wie die Leute über das Vergehen denken." In der Regel merken die Schwätzer, dass sie den Raum verstopfen, während die zurückhaltenden Typen sich beeilen, etwas zu sagen, bevor der Timer auf Null geht und laut piept. Dies funktioniert unabhängig davon, wie kurz die Besprechung ist - 30 Minuten sind ein gutes Maximum -, solange die Teilnehmer ein sichtbares Ziel haben.
Nach dem Abschluss des Google-Inkubators haben viele Vorstandsvorsitzende einen Time Timer in ihren eigenen Büros installiert. Brenden Mulligan von der Foto-Sharing-App Cluster sagt, dass ein Teil des Reizes in seiner analogen Konkretheit liegt, "in einer Welt, in der jeder, auch wir, ständig versucht, alles zu digitalisieren". Smartphones haben natürlich auch Stoppuhren, aber er sagt, dass sie nicht den gleichen Vorteil bieten, weil sie mit einem Fingerstreich entsorgt werden können. Mike Salguero, CEO von CustomMade Ventures, einem Online-Händler für lokal hergestellte Produkte, mag seinen Time Timer so sehr, dass er ihn für alltägliche, unabhängige Aufgaben verwendet, indem er E-Mails und das Mittagessen auf diskrete Halbstundenabschnitte beschränkt.
Am Anfang löst eine Countdown-Uhr in der Regel Lacher aus. Knapp nutzt die Skepsis: "Ich sage am Anfang immer: 'Hey, das wird jetzt wirklich peinlich. Ich habe diesen Timer, und wenn du sprichst, während ich danach greife, wird es komisch.'" Nach einigen nervösen Lachern sind die Mitarbeiter im Allgemeinen damit einverstanden, vor allem, wenn sie feststellen, dass sie weniger Stunden im Konferenzraum verbringen.
Aber was sie an Effizienz gewinnen, könnte bei der Qualität der Ideen verloren gehen. "Wenn man sich zu sehr auf ein Gerät wie einen Timer verlässt, hält man die Leute davon ab, Minderheitsmeinungen zu äußern und vielleicht die Mehrheit in Frage zu stellen", sagt Adam Grant, ein Wharton-Professor, der das Verhalten am Arbeitsplatz untersucht hat. Und während die Visualisierung der Zeit ihre Vorteile hat, ist es in der Regel nicht sinnvoll, sie hörbar zu machen: Eine Studie der University of Minnesota in Rochester aus dem Jahr 2013 ergab, dass die Teilnehmer beim Spielen des wortreichen Brettspiels Scattergories gestresster waren, wenn der verwendete Timer ein Ticken von sich gab.
Der Time Timer ist stumm. Knapp rät dennoch davon ab, ihn zu jeder Sitzung mitzubringen. Für Mitarbeiter, die sich bereits unter Druck gesetzt fühlen, kann er wie ein Folterinstrument wirken. "Ich würde ein Vorstellungsgespräch nicht mit einem Time Timer führen wollen", sagt er.
Mit freundlicher Genehmigung von Google Ventures
Bald darauf kaufte er das Tool für die fünftägigen Bootcamps, die Google Ventures mit jedem Startup veranstaltet, in das es investiert. (Zu den ehemaligen Teilnehmern gehörten Blue Bottle Coffee, About.me und AngelList.) Bei diesen "Design Sprints" geht es darum, die Probleme eines neuen Produkts in schneller Folge zu identifizieren und zu lösen. Hier erweist sich der Timer als nützlich: "Er macht die Zeit greifbar", erklärt Knapp, "und verändert so die Art und Weise, wie die Leute über das Vergehen denken." In der Regel merken die Schwätzer, dass sie den Raum verstopfen, während die zurückhaltenden Typen sich beeilen, etwas zu sagen, bevor der Timer auf Null geht und laut piept. Dies funktioniert unabhängig davon, wie kurz die Besprechung ist - 30 Minuten sind ein gutes Maximum -, solange die Teilnehmer ein sichtbares Ziel haben.
Nach dem Abschluss des Google-Inkubators haben viele Vorstandsvorsitzende einen Time Timer in ihren eigenen Büros installiert. Brenden Mulligan von der Foto-Sharing-App Cluster sagt, dass ein Teil des Reizes in seiner analogen Konkretheit liegt, "in einer Welt, in der jeder, auch wir, ständig versucht, alles zu digitalisieren". Smartphones haben natürlich auch Stoppuhren, aber er sagt, dass sie nicht den gleichen Vorteil bieten, weil sie mit einem Fingerstreich entsorgt werden können. Mike Salguero, CEO von CustomMade Ventures, einem Online-Händler für lokal hergestellte Produkte, mag seinen Time Timer so sehr, dass er ihn für alltägliche, unabhängige Aufgaben verwendet, indem er E-Mails und das Mittagessen auf diskrete Halbstundenabschnitte beschränkt.
Am Anfang löst eine Countdown-Uhr in der Regel Lacher aus. Knapp nutzt die Skepsis: "Ich sage am Anfang immer: 'Hey, das wird jetzt wirklich peinlich. Ich habe diesen Timer, und wenn du sprichst, während ich danach greife, wird es komisch.'" Nach einigen nervösen Lachern sind die Mitarbeiter im Allgemeinen damit einverstanden, vor allem, wenn sie feststellen, dass sie weniger Stunden im Konferenzraum verbringen.
Aber was sie an Effizienz gewinnen, könnte bei der Qualität der Ideen verloren gehen. "Wenn man sich zu sehr auf ein Gerät wie einen Timer verlässt, hält man die Leute davon ab, Minderheitsmeinungen zu äußern und vielleicht die Mehrheit in Frage zu stellen", sagt Adam Grant, ein Wharton-Professor, der das Verhalten am Arbeitsplatz untersucht hat. Und während die Visualisierung der Zeit ihre Vorteile hat, ist es in der Regel nicht sinnvoll, sie hörbar zu machen: Eine Studie der University of Minnesota in Rochester aus dem Jahr 2013 ergab, dass die Teilnehmer beim Spielen des wortreichen Brettspiels Scattergories gestresster waren, wenn der verwendete Timer ein Ticken von sich gab.
Der Time Timer ist stumm. Knapp rät dennoch davon ab, ihn zu jeder Sitzung mitzubringen. Für Mitarbeiter, die sich bereits unter Druck gesetzt fühlen, kann er wie ein Folterinstrument wirken. "Ich würde ein Vorstellungsgespräch nicht mit einem Time Timer führen wollen", sagt er.