Im geschäftlichen Bereich empfiehlt sich auch der Einsatz des Zeitschaltuhr. Erforschen Sie die Pomodoro-Technik. Arbeiten Sie 25 Minuten lang konzentriert und machen Sie dann eine fünfminütige Pause.
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, kann Zeitmanagement eine Herausforderung sein. Wahrscheinlich werden Sie mit Arbeitsaufgaben, persönlichen Projekten, langen To-Do-Listen und ständigen E-Mails bombardiert, die Ihren Posteingang überschwemmen.
Wie schaffen Sie es also, alles auf möglichst effiziente Weise zu erledigen?
Eine mögliche Lösung ist die Verwendung eines beliebten Zeitblockierungssystems, der Pomodoro-Technik. In diesem Artikel beschreibe ich, wie die 25-minütige "Pomodoro-Gewohnheit" Ihnen dabei helfen kann, Aufgaben schnell zu erledigen und die Dinge auf eine rationale Art und Weise zu erledigen.
Warum ist effektives Zeitmanagement so wichtig?
Vor einigen Jahren entdeckte ich eine einfache Wahrheit, das so genannte Parkinsonsche Gesetz. Es besagt:
Die Arbeit dehnt sich so aus, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt.
Kurz gesagt bedeutet diese Regel: Je mehr Zeit man einem Projekt "gibt", desto länger braucht man, um es abzuschließen. Sie haben in einer Woche einen Abgabetermin? Die Chancen stehen gut, dass Sie sich die ganze Woche dafür Zeit nehmen.
Der beste Weg, das Parkinsonsche Gesetz zu bekämpfen, besteht darin, sich selbst strenge Fristen zu setzen und bei jeder Aufgabe eine tickende Uhr im Hintergrund zu haben. Auf diese Weise werden Sie nicht nur produktiver, sondern gewinnen auch "mehr Zeit" für die schönen Dinge des Lebens.
Stellen Sie es sich so vor:
Ein durchschnittliches Menschenleben hat nur 675.450 Stunden. Jede Stunde, die verschwendet wird, ist eine Stunde, die Sie nicht zurückbekommen. Wenn Sie jeden Tag hart arbeiten, aber keine messbaren Ergebnisse erzielen, dann vergeuden Sie Ihr Leben - eineStunde nach der anderen.
Die Lösung ist einfach:
Hören Sie auf, wahllos an Projekten zu arbeiten. Erstellen Sie stattdessen einen Plan für die wichtigen Aufgaben und arbeiten Sie konzentriert an jeder Aufgabe. Und das beste Werkzeug dafür ist die Pomodoro-Technik.
Was ist die Pomodoro-Technik?
In den späten 1980er Jahren entwickelte Francesco Cirillo das Pomodoro-System. Cirillo kam auf den Namen (das ist das italienische Wort für "Tomate"), weil er eine tomatenförmige Eieruhr für sein Zeitmanagement verwendete.
Die Idee hinter der Pomodoro-Technik besteht darin, alle Aufgaben in Zeitblöcke von 25 Minuten aufzuteilen. Zwischen jedem Zeitblock gibt es eine fünfminütige Pause. Und nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause - in der Regel 15 bis 30 Minuten.
Theoretisch funktioniert diese Strategie, weil Sie sich voll und ganz auf eine Aufgabe (wie das Schreiben) konzentrieren, ohne den Fokus zu wechseln oder Multitasking zu betreiben. Wenn die Uhr tickt, ignorieren Sie den Drang, E-Mails zu checken, auf Facebook zu surfen, Textnachrichten zu beantworten oder andere ablenkende Aktivitäten durchzuführen. Man ist in der "Zone" und voll konzentriert.
Ich muss zugeben, dass ich ein wenig skeptisch war, als ich zum ersten Mal von der Pomodoro-Technik hörte. Früher habe ich an Aufgaben gearbeitet, wann immer mir danach war. Manchmal bedeutete das zwei Stunden ununterbrochene Arbeit, ein anderes Mal waren es nur ein paar Minuten, während ich fernsah.
Nachdem ich diese Technik jedoch seit über drei Jahren anwende, kann ich ehrlich sagen, dass sie meine persönliche Produktivität entscheidend verbessert hat. Ganz gleich, welche Aufgabe ich gerade erledige - Schreiben, Beantworten von E-Mails, Social Media oder Marketing - die tickende Uhr im Hintergrund sorgt dafür, dass ich mich auf die anstehende Aufgabe konzentriere.
Wenn Sie sich entschließen, dieses System anzuwenden, können Sie:
- Beseitigen Sie die Multitasking-Gewohnheit.
- Sich auf die anstehende Aufgabe konzentrieren.
- Sie erledigen mehr Dinge, weil Sie ein Gefühl der Dringlichkeit bekommen.
- Vermeiden Sie die perfektionistische Denkweise, indem Sie ein Projekt zu sehr "feinjustieren".
- Sie bauen mehr Willenskraft und Konzentration auf.
- Verringern Sie das Stressniveau, weil Sie immer nur eine Sache auf einmal erledigen.
Das ist nur ein kleiner Vorgeschmack darauf, wie Ihr Leben durch die Anwendung der Pomodoro-Technik aussehen könnte. Lassen Sie uns also darüber sprechen, wie Sie diese Zeitblockierungsgewohnheit entwickeln können.
Die Pomodoro-Technik in fünf einfachen Schritten
Hier ist die empfohlene Vorgehensweise für die Anwendung der Pomodoro-Methode:
- Wählen Sie Ihre Aufgabe und die Gesamtzeit, in der Sie daran arbeiten wollen.
- Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten (entweder mit einer Eieruhr oder mit einer App).
- Arbeiten Sie 25 Minuten lang an der Aufgabe. Vermeiden Sie alle Ablenkungen und den Drang zum Multitasking.
- Machen Sie eine 5-minütige Pause, um neue Energie zu tanken, und beginnen Sie ein weiteres Pomodoro.
- Machen Sie eine 20- bis 30-minütige Pause, nachdem Sie vier Pomodoros geschafft haben.
Einfach, aber sehr effektiv. Wenn Sie diese Technik anwenden, werden Sie eine dramatische Verbesserung Ihrer Produktivität und Ihrer Fähigkeit, Dinge zu erledigen, feststellen.
(Meine) 4 Regeln für die Pomodoro-Technik
Wie bei jedem System gibt es Regeln, die man befolgen sollte, und Regeln, die man ignorieren kann. Deshalb empfehle ich meine Variante des obigen Systems. Hier sind vier Richtlinien, mit denen Sie Ihre Ergebnisse maximieren können:
Regel 1: Pausen sind NICHT optional
Wenn der Summer ertönt, hören Sie auf zu arbeiten, stehen Sie auf und machen Sie eine Pause. Sie brauchen diese Zeit, um sich zu entspannen und Energie für die nächste Aufgabe zu tanken. Nutzen Sie sie für: Machen Sie einfache Übungen, essen Sie einen Snack, gehen Sie auf die Toilette, dehnen Sie sich oder machen Sie sich eine Tasse Tee. Es ist wirklich egal, was Sie tun, Hauptsache, Sie machen eine Pause.
Regel 2: Zeitdauer = Herausforderung der Aufgabe
Was ich jetzt vorschlage, bricht die Hauptregel der Pomodoro-Technik... also verwenden Sie sie nach eigenem Ermessen:
Ich wende diese Methode an, indem ich in Vielfachen des 25-Minuten-Blocks arbeite.
Die Zeit, die ich mit voller Konzentration auf eine Aufgabe verbringe, hängt von ihrem Schwierigkeitsgrad ab. Leichte Aufgaben (d. h. ein niedriger Konzentrationsgrad) können in Zeitblöcken von 50 Minuten (2 Pomodoros) oder 1 Stunde und 15 Minuten (3 Pomdoros) erledigt werden. Schwierigere Aufgaben (d. h. ein hoher Konzentrationsgrad) können in einem Standard-Zeitblock von 25 Minuten erledigt werden. Die Anzahl der Pomodoros sollte sich danach richten, wie lange Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren können , ohne sich ablenken zu lassen.
BEISPIEL:
Das Schreiben fällt mir nicht leicht, weil es ein hohes Maß an Konzentration erfordert. Wenn ich also schreibe, mache ich das in 25- oder 50-minütigen Zeitblöcken (1 bis 2 Pomodoros).
Andererseits sind das Beantworten von E-Mails und die Korrespondenz über soziale Medien einfach zu erledigen. Daher stelle ich meine Uhr oft auf 3 Pomodoros (1 Stunde und 15 Minuten) ein und erledige eine ganze Menge Korrespondenz in kurzer Zeit.
Regel 3: Auch Teil-Pomodoros zählen
Auch hier werde ich eine Strategie empfehlen, die nicht mit den Regeln der Pomodoro-Technik übereinstimmt. Francesco Cirillo ist der festen Überzeugung, dass halbfertige Pomodoros nicht gezählt werden. Angenommen, Sie werden 10 Minuten nach Beginn einer Aufgabe unterbrochen, dann bedeutet das, dass Sie keine "Anerkennung" für die Aufgabe erhalten und von vorne beginnen müssen.
Ich bin mit dieser Aussage überhaupt nicht einverstanden.
Meiner Meinung nach sind 10 Minuten Arbeit immer noch Arbeit. Wenn Sie unterbrochen werden, müssen Sie nur Ihre Zeit aufschreiben und sie zum nächsten Pomodoro hinzufügen. Sobald Sie diesen Pomodoro abgeschlossen haben, werden Ihnen zwei Pomodoro gutgeschrieben.
Das funktioniert folgendermaßen:
- Sie schreiben 15 Minuten lang und erhalten einen wichtigen Anruf.
- Sie notieren sich schnell "15 Minuten" auf Ihrer Aufgabenliste und sprechen mit der Person.
- Sie beenden das Gespräch und machen sich wieder an die Arbeit.
- Sie beginnen einen neuen Pomodoro und fügen die Zeit der noch nicht erledigten Aufgabe hinzu.
- In diesem Fall wären es 35 Minuten [25 Minuten (1. Pomodoro) - 15 Minuten + 25 Minuten (2. Pomodoro) = 35 Minuten].
Ich gebe zu, dass dieses Verfahren wahrscheinlich viele "eingefleischte Pomodoro-Fanatiker" verärgern würde, aber ich halte es für wichtig, die Einstellung zu entwickeln, dass man in kleinen Zeitblöcken (z. B. 5 bis 10 Minuten) gute Arbeit leisten kann. Wenn Sie sich selbst "Anerkennung" dafür geben, dass Sie sich anstrengen - selbst in einer winzigen Zeitspanne -, werden Sie diese kleinen Zeitblöcke, die Ihnen über den Tag verteilt zur Verfügung stehen, mit größerer Wahrscheinlichkeit nutzen.
Regel 4: Stapelweise Pomodoros
Aufgaben, die weniger als 25 Minuten in Anspruch nehmen, sollten in Gruppen zusammengefasst werden, anstatt sie einzeln zu erledigen.
Ich habe zum Beispiel eine Aufgabe mit der Bezeichnung "Kommunikation", die die Kommunikation mit Menschen über E-Mail, Twitter, Pinterest, Google+ und Facebook umfasst. Jede Seite nimmt vielleicht nur fünf Minuten meiner Zeit in Anspruch, also habe ich ein System entwickelt, bei dem ich einige Pomodoros hintereinander ausführe und sie alle auf einmal erledige.
Pomodoro-Technik
Das Tolle an der Pomodoro-Methode ist, dass Sie kein ausgefallenes Tool oder eine Anleitung brauchen, um loszulegen. Die einzige "Voraussetzung" ist die Verwendung einer Zeitschaltuhr. Schauen wir uns also die Vorteile beider Methoden an.
Warum eine Zeitschaltuhr?
Es gibt zwei Gründe, warum ein Zeitschaltuhr gut für ein Pomodoro funktioniert. Erstens gibt Ihnen der physische Akt des Aufziehens einer Zeitschaltuhr die mentale Verpflichtung, mit der Arbeit an der Aufgabe zu beginnen. Zweitens erzeugt das "Tick-Tick-Tick"-Geräusch der Zeitschaltuhr ein Gefühl der Dringlichkeit und veranlasst Sie dazu, sich der Aufgabe zu widmen.
Quelle: https://www.developgoodhabits.com/pomodoro-technique/